HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Algemeen
  • Op COC Leiden zijn statuten van toepassing die bij haar akte van oprichting op 19 juli 2000 notarieel zijn vastgelegd. Conform artikel 13 lid 1 van deze statuten heeft de Algemene Leden Vergadering (ALV) van COC Leiden op 12 december 2005 onderstaand huishoudelijk reglement vastgesteld. Dit reglement vervangt de versie van 23 november 2000 en alle daarop volgende nadere bepalingen vastgesteld door de ALV betreffende het reilen en zeilen van COC Leiden. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de vereniging en zijn bepalingen kunnen niet strijdig zijn met de statuten.

Artikel 1: Algemeen

  • ​A. Binnen COC Leiden zijn geen andere rechtsorganen of organisaties met eigen besturen actief.

  • B. Het Bestuur van COC Leiden bevordert de deelname aan activiteiten en het gebruik van het door haar gehuurde pand voor alle groeperingen binnen COC Leiden.

  • C. COC Leiden biedt de mogelijkheid dat per maand ten minste vijf avonden worden georganiseerd exclusief voor vrouwen en/of exclusief voor mannen waarvoor alle dagen van de week in aanmerking komen behalve de zaterdag.

Artikel 2: Organisatie

  • A. De ALV en het Bestuur richten de organisatie van COC Leiden zodanig in dat zij optimaal de doelstellingen van de Vereniging dient. Het Bestuur kan bestuurscommissies instellen en individuele personen aanwijzen voor het verrichten van taken en activiteiten voor bepaalde duur.

  • B. De ALV kan, in overeenstemming met het door haar goedgekeurde beleid, werkgroepen oprichten en opheffen en bepaalt daarvan missie en doelstellingen. Het Bestuur bepaalt vervolgens taken en bevoegdheden van deze werkgroepen. Werkgroepen informeren de ALV gevraagd en ongevraagd. Het Bestuur legt verantwoording af aan de ALV, waaronder over de door de werkgroepen uitgevoerde taken. Dat gebeurt o.a. via jaarverslagen van de werkgroepen en het Bestuur.

  • C. In het jaarlijkse beleidsplan besteedt het Bestuur aandacht aan de inrichting van de organisatie.

  • D. De ALV kan wijzigingen in de organisatie aanbrengen. Het Bestuur voert een gemotiveerde schriftelijke motie tot die strekking uit wanneer deze met een volstrekte meerderheid van stemmen in een ALV is aangenomen.

Artikel 3: Algemene Leden Vergadering (ALV)

  • A. De ALV wordt voorgezeten door de voorzitter van het Bestuur en bij diens afwezigheid door een ander bestuurslid.

  • B. Zonodig kan de ALV in haar voorzitterschap voorzien door de benoeming van een technische voorzitter van buiten het bestuur.

  • C. De ALV kan ongevraagd ontslag verlenen aan een bestuurslid middels een schriftelijke motie van wantrouwen, dat met een volstrekte meerderheid van de aanwezige stemmen door de ALV wordt aangenomen. Uit de motie moet blijken dat ontslag is bedoeld en de motivering van het ontslag. Over de motie wordt schriftelijk gestemd als bedoeld in artikel 12 lid 3 van de statuten.

Artikel 4: Commissies

  • A. Het Bestuur kan commissies instellen waarvan de bezetting, de missie en de duur door het Bestuur worden vastgesteld. Een bestuurscommissie onderscheidt zich van een door de ALV ingestelde werkgroep door haar tijdelijke, eventueel projectgebonden karakter.

  • B. Voor de beoordeling van het werkplan en het jaarverslag als bedoeld in artikel 7.5 van de statuten kan de ALV een commissie instellen van ten minste twee personen, welke uit en door de leden is verkozen, teneinde het Bestuur te adviseren bij het opstellen van het werkplan en het jaarverslag. De commissie doet verslag aan de ALV waarin dat werkplan respectievelijk het jaarverslag wordt aangeboden.

  • C. Voor de beoordeling van de jaarbegroting en de financiële jaarrekening als bedoeld in artikel 7.5 van de statuten kan de ALV een commissie instellen van ten minste twee personen, welke uit en door de leden is verkozen, teneinde het Bestuur te adviseren bij het opstellen van de jaarbegroting en de financiële jaarrekening. De commissie doet verslag aan de ALV waarin de jaarbegroting respectievelijk de financiële jaarrekening wordt aangeboden.

  • D. Ingeval van een schriftelijke stemming tijdens een ALV wordt door de ALV een stemcommissie ingesteld. Deze commissie bestaat uit ten minste twee personen en ten hoogste uit vier personen. De stemcommissie telt het aantal uitgebrachte stemmen en brengt verslag uit aan de ALV.

Artikel 5: Bestuur

  • A. Het Bestuur bestaat tenminste uit drie en ten hoogste uit negen personen (zie artikel 8.1 van de statuten).

  • B. Indien het bestuur bestaat uit vier personen of meer moeten in het Bestuur ten minste twee mannen en ten minste twee vrouwen zijn opgenomen.

  • C. Het Bestuur biedt te allen tijde de mogelijkheid voor een bestuurspost exclusief voor vrouwenzaken. Dit vrouwelijke bestuurslid behartigt voor deze doelgroep de belangen in maatschappelijk relevante zaken.

  • D. Het Bestuur behoeft – conform artikel 9.6 van de statuten - vooraf de toestemming van de ALV voor uitgaven ten laste van de vereniging van meer dan € 1.000 voorzover de goedkeuring van de begroting door de ALV daarin niet heeft voorzien. Indien deze uitgaven een spoedeisend karakter hebben, legt het Bestuur daarover achteraf verantwoording af aan de ALV.

  • E. De voorzitter heeft onder andere de volgende taken:

ƒ Het bijeenroepen van het Bestuur

ƒ Zit de bestuursvergaderingen voor

ƒ Is verantwoordelijk voor de interne communicatie

ƒ Vertegenwoordigt COC Leiden bij derden

ƒ Ziet toe op de uitvoering van het beleid

  • F. De secretaris heeft onder andere de volgende taken:

ƒ Vervanging van de voorzitter bij afwezigheid
ƒ De verslaglegging van vergaderingen
ƒ Het bijhouden van de ledenlijst en overige adresbestanden
ƒ De archivering

  • G. In aanvulling op de in artikel 11 van de statuten genoemde verantwoordelijkheden van de penningmeester wordt bepaald dat elk kwartaal een overzicht van de financiële stand van zaken wordt opgesteld en dat deze voor leden ter inzage wordt gelegd binnen 20 kalenderdagen na afloop van dat kwartaal.

  • H. De jaarrekening wordt gecontroleerd door een externe deskundige als bedoeld in artikel 7.6 van de Statuten.

  • I. Het Bestuur draagt zorg voor alle vereisten verbonden aan een horecavergunning.

Artikel 6: Vacatures Bestuur

  • A. Vacatures in het Bestuur worden onder de leden van de Vereniging kenbaar gemaakt met functie en taakomschrijving.

  • B. Kandidaten voor de vacature kunnen zich melden bij de voorzitter. Voorzitter en Secretaris voeren gesprekken met de kandidaten. Het Bestuur kan kandidaten aanzoeken.

  • C. Het Bestuur brengt een gemotiveerde voordracht uit aan de ALV. De ALV besluit over de voordracht conform artikel 12 van de statuten.

  • D. De ALV stelt uit haar midden een benoemingscommissie samen van drie personen. Deze commissie kan door het bestuur worden uitgenodigd voor een gesprek met een kandidaat bestuurslid. Het staat de benoemingscommissie vrij zonder tussenkomst van het Bestuur kandidaat bestuursleden bij de ALV voor te dragen.

Artikel 7: Bestuurswerkgroepen

  • A. Het Bestuur kan eveneens werkgroepen instellen en opheffen.

  • B. Het Bestuur kan individuele personen aanwijzen voor het verrichten van specifieke taken of activiteiten.

  • C. Het Bestuur bepaalt doel, werkzaamheden en inrichting van deze werkgroepen en kan deze wijzigen.

  • D. Taken en bevoegdheden van personen worden vastgesteld door het Bestuur.

  • E. Het aantal leden van de werkgroep wordt bepaald door het Bestuur.

Artikel 8: Coördinator

  • A. Elke werkgroep staat onder leiding van een coördinator. De coördinator wordt aangesteld door het Bestuur. De leden van de werkgroep kunnen daartoe een voordracht doen. De coördinator rapporteert aan het Bestuur, maar kan tevens de ALV gevraagd en ongevraagd van informatie voorzien.

  • B. Aan de coördinator kan door het Bestuur gevraagd of ongevraagd ontslag worden verleend. Het ontslag wordt gemotiveerd.

  • C. Een coördinator kan zelf ontslag nemen door een schriftelijke mededeling aan het Bestuur.

  • D. Een coördinator is lid van de vereniging.

  • E. De coördinator is aanwezig op de ALV.

  • F. De ALV kan schriftelijk een motie indienen teneinde het Bestuur te verzoeken een met name genoemde coördinator gemotiveerd van zijn functie te ontheffen en een andere benoemen.

Artikel 9: Pandverbod

  • A. Het bestuur is bevoegd zich te laten vertegenwoordigen door personen die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde activiteit. Deze persoon kan anderen de toegang tot het pand ontzeggen wanneer het welzijn van andere bezoekers in het geding is dan wel sprake is van huisvredebreuk.

  • B. De verantwoordelijke voor bedoelde activiteit stelt onverwijld de voorzitter van het Bestuur van een voorval tot pandverbod in kennis.

  • C. Het pandverbod voor deze persoon blijft bestaan tot de persoon in de gelegenheid is gesteld gehoord te worden door een delegatie van het bestuur en het Bestuur in haar eerstvolgende reguliere vergadering over het pandverbod heeft gesproken en besloten.

  • D. Het Bestuur kan besluiten tot een pandverbod voor bepaalde duur.

Artikel 10: Vergoedingen

  • A. Het Bestuur stelt in alle gevallen de vergoeding aan leden en vrijwilligers vast van door hun gemaakte kosten vanwege de Vereniging, zulks rekening houdend met de begroting en binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid als in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk

Artikel 11: Stads- en regiogroepen

  • A. Binnen het werkgebied van de Vereniging kunnen stads- en regiogroepen worden opgericht.

  • B. Deze groepen zijn verantwoording schuldig aan het Bestuur.

  • C. Het Bestuur bepaalt het doel, de werkzaamheden en het werkgebied van individuele groepen.

Artikel 12: Public relations (PR)

  • A. Ten behoeve van de PR is een PR-commissie ingesteld met de volgende taken:

ƒ Programmering en coördinatie van alle PR activiteiten binnen de Vereniging

ƒ De Vereniging geeft periodiek een blad uit voor haar leden, vrijwilligers en andere belangstellenden. De redactie van dit blad legt verantwoording af aan de PR-commissie en wordt in die commissie vertegenwoordigd door haar hoofdredacteur.

  • B. In alle interne en externe publiciteit dient het logo en “COC Leiden” te zijn genoemd gevolgd door de naam van de activiteit of werkgroep.

Artikel 13: Beroep

  • A. Tegen besluiten van het Bestuur bestaat voor leden te allen tijde de mogelijkheid beroep aan te tekenen bij een ALV.

  • B. Voordat beroep wordt ingesteld, maakt het lid zijn bezwaar inclusief motivatie schriftelijk kenbaar aan het Bestuur.

  • C. In spoedeisende gevallen dan wel wanneer het Bestuur het bezwaar ongegrond verklaart, kan gebruik worden gemaakt van artikel 7.3 en 7.4 van de Statuten van de Vereniging.

Artikel 14bn: Werking van het Huishoudelijk Reglement

  • A. Het Huishoudelijk Reglement is van toepassing op alle leden van de Vereniging en, voorzover mogelijk, op alle vrijwilligers en op allen die het pand van COC Leiden bezoeken.

  • B. Het Reglement treedt in werking op 13 december 2005, waarbij alle vorige reglementen en eventuele tussentijdse wijzigingen buiten werking zijn gesteld.

Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van COC Leiden gehouden op 12 december 2005.